如何领导很棒的会议

由CARISSA FISH.

Carissa鱼

工作会议中的四个人会议经常被认为是干扰我们“真正的”工作的恼人干扰。然而,一个运行良好的会议可以产生相当相反的效果。一场伟大的会议应该会产生成果协作-与会者之间的对话和社区意识;澄清-新的和有用的信息,和inv-在离开会议后重新恢复精力继续项目。按照下面的提示来学习如何举办一个一流的会议。

定义会议

  • 明确会议的目的:在会议开始时陈述“这次会议的目的是_________。”房间里的每个人可能只是因为其他的任务而跑进来。宣布目标可以帮助每个人“进入”会议并专注于手头的任务。
  • 确定会议范围:你开会是为了设计整个实验并将任务委派给实验室同事,还是为了讨论一个你想要追求的潜在的新研究方向?未定义的范围可能会导致长时间的会议花费在尚未确定的细节上。想清楚要进入下一阶段你需要完成什么,然后休会。
  • 两个人会议看膝上型计算机定义会议的基调:表现出对您的会议主题的热情!如果你看起来很无聊或气馁,其他人也会。即使您正在讨论困难的事情,也会对解决解决方案的前景感到兴奋。在会议结束时,请务必感谢每个人参与并为下一步提供鼓励(请参阅下面的“行动项目”)。

找对人来

没有什么经历比坐在会议室里不知道自己为什么要参加更令人沮丧的了。充分利用每个人的时间来满足你的需求。

  • 项目会议:您不必包括可能受项目影响的每个人。相反,邀请有关这个话题的专家。从每个受影响的团队中邀请一位“大使”作为会议代表,然后将结果传达给团队的其他成员。这是一个项目会议模板
  • 团队会议:对于常设团队会议,为每个人提供议程部分,为他们正在努力的内容添加一两个子弹。将其建立在议程中确保每个人都有机会谈话,并且较少的声音团队成员仍然听到了声音。这是一个团队会议模板
  • 一对一:管理者应与员工定期进行定期办理登机手续。每周15-30分钟或每月通常足以让双方保持同一页面。经理将获得员工的工作量,对当前项目的更新以及提供反馈。员工应要求对项目进行输入,并让经理知道是否需要任何其他资源。
  • 相比普通公司会议:随着您的组织的增长,您的团队会议的长度也会如此。确保将它们保持可管理。在Addgene,团队可以在他们喜欢的书面议程中添加尽可能多的点,但每个人只能在大声地解决一个点。这使我们的公司会议简短,信息丰富,令人愉悦。
  • 电子邮件:有时,正确的会议根本没有会议。何时不需要讨论,您只需要向大家提供一个抬头(例如,通知更新的协议的人),请发送电子邮件。

3 A’s -议程、行动项目和问责制

  • 议程:提前一天会议周围发送谈话点。这让每个人都有机会查看议程并添加任何缺少的任何东西。在会议期间,请注意议程点。在Addgene,我们喜欢使用A的屏幕实时谷歌文档
  • 操作项:在离开会议之前,通过您的笔记浏览并挑选行动项目。将它们移入议程顶部的单独部分,并使用组成员的姓名缩写分配每个部分。如果合适,会议结束后通过电子邮件发送。
  • 问责制:在下次会议上,首先从上次会议检查动作项目。使用一些积极的同伴压力来确保每个人都完成其分配的项目以保持项目移动。
来自会议的行动项目示例

明智地利用时间

  • 设置会议时间会议是为了说话,而不是读书:在会议前发送相关文件,比如审查提案或项目计划。在Addgene,我们喜欢发送谷歌文档,人们可以发表评论。在会议上,我们只关注人们有问题或建议的部分,而不是一起阅读整个内容。
  • 你真正需要多长时间?就像液体一样,会议倾向于填充容器的形状。考虑一下你是否真的需要一个小时来达到会议的目的(见上面的“定义范围”)或者你是否可以把它缩短到30分钟。
  • 保持移动:如果您倾向于陷入细节潜水,请咨询同事帮助您保持致力于携手。请记住,许多更深入的讨论可能会发生一个或两个相关人员“离线”。
  • 你多久需要一次见面?通过反复试验来确定会议的最佳频率——每天、每周、每月还是每季度?我的团队过去每月开一次会,但我们发现我们的会议花了近两个小时,我们感觉脱节了。通过改为每周一次的会议,我们可以将时间缩短到一个小时或更少,并且能够就彼此的项目提供更及时的反馈。对于全公司会议,每月一次仍然是最好的。找出适合你的每一种会议类型的方法(见上文)。

我们已经提供了一些在Addgene很有效的技巧,但是会议不是一刀切的。您可以随意尝试不同的策略,并找出适合您的组织的策略。向同事寻求反馈。当你参加一个运行良好的会议时,注意哪些工作良好,并向会议负责人寻求一些技巧。不久之后,你就可以独自主持协作性、信息量大、充满活力的会议了。


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